Meer informatie vind je op de Social Media Release

De boodschap over communicatie 2.0 verspreiden is een ding, maar belangrijker is deze zelf toe te passen. Wij informeren jullie daarom niet alleen via deze online nieuwsomgeving maar ook via Twitter, Facebook, LinkedIn, Netvibes en You Tube.

Wat kun je vinden in deze persomgeving? Uiteraard al het nieuws rondom Projectplace, zowel nationaal als internationaal. Daarnaast persberichten, verschenen artikelen en klantencases. Tevens proberen we je regelmatig te informeren over Het Nieuwe Werken. En wij zullen van tijd tot tijd Social Media Releases toevoegen, waar alle content beschikbaar is om te delen en te downloaden.

Kijk rustig rond. En ik sta altijd open voor een leuk gesprek of het beantwoorden van vragen.

Met vriendelijke groet,
Robert Drolinga

Na als manager in kleine teams voor grote organisaties als ING en KPN gewerkt te hebben maakte Eric Rozestraten de overstap naar RLC in Almere. Hij werd daar verantwoordelijk voor de afdeling Projecten, die de implementatie van de pakketten bij klanten verzorgt. Ongeveer de helft van zijn afdeling bestaat uit consultants, de andere helft uit database-engineers. RLC had net een reorganisatie achter de rug, bedoeld om de efficiency te verbeteren en te zorgen dat de focus kwam te liggen op het bouwen en implementeren van CRM-software voor not-for-profitorganisaties. “Je kunt rustig zeggen dat de situatie die ik aantrof, nogal chaotisch was,” vertelt Rozestraten. “De consultants in mijn team hadden elk zo hun eigen werkwijze. Niemand had een algeheel beeld, dus dat leverde grote problemen op bij de inplanning van onze resources.”

Toen eenmaal de stap naar een brede gemeenschappelijke planning was gezet kon er aan een verbetering van de structuur binnen projecten worden gewerkt. Aan de hand van deze professionalisering werd een nieuwe wijze van werken ingevoerd, gebaseerd op projectorganisatieprincipes van Prince2.

Tijdens de tweede fase groeide de behoefte aan ondersteunende tooling voor de nieuwe aanpak. Rozestraten wilde dat allemaal in één. Een tip van het Astma Fonds zette hem op het spoor van Projectplace. “Dat bleek het Zwitserse zakmes dat ik zocht. Alles wat ik wil zit er in. En een bijkomend voordeel is dat het online software is, dus onderhoudsvrij en overal vandaan te benaderen.”

Na verschillende proeven, workshops en gesprekken te hebben doorstaan zijn de werkprocessen van RLC ondergebracht in Projectplace. Rozestraten: “Daar staan alle fases, beslismomenten en deliverables van een project in. Ook de hele verdere projectomgeving is standaard opgetuigd en hoeft alleen nog maar te worden ingevuld. Deze interface is ook nog eens rolgebaseerd, dus iedereen krijgt alleen te zien wat nodig is. Verder kunnen ook klanten deelnemer zijn in een project. Een half uurtje instructie via de telefoon is voldoende om een klant deel te kunnen laten nemen.” Later nam RLC de beslissing dat voortaan ieder nieuw project via Projectplace moet lopen.

De eerste resultaten mogen er zijn. De betere benutting van de capaciteit heeft er toe geleid dat een vacature, die voor 2009 was voorzien, niet hoefde te worden ingevuld. En de pieken in het werk zijn beter hanteerbaar geworden, vertelt Rozestraten. “Elk jaar zijn er een stuk of vier van deze pieken. Nu kunnen we ze opvangen, zonder dat het werk aan lopende projecten daardoor in het gedrag komt. In het verleden was dat wel eens anders. Dus ook de klanttevredenheid is duidelijk toegenomen.” Maar het meest sprekende bewijs van de geboekte vooruitgang is toch wel een verdubbeling van het aantal declarabele uren van de afdeling Projecten. Dat is niet alleen de verdienste van Projectplace, nuanceert Rozestraten. “Het gestructureerder werken vormt de basis. Maar Projectplace zorgt er wel voor dat deze nieuwe werkwijze wordt afgedwongen. Hij kan ons nu niet meer door de vingers glippen. En daar zit heel veel winst.”

Bij een groot outsourcingsproject is het niet gebruikelijk een omvangrijk projectbureau op te zetten, zegt Broumels. Maar er moet wel samengewerkt worden door een groot aantal spelers van verschillende bedrijven. Op instigatie van KPN kiezen partijen bij het ondersteunen van het project voor de radicaal andere weg van het virtuele projectbureau in Projectplace. Medewerkers van KPN, de klant en derde partijen werken via het web samen in een site waar de teamleden op eenvoudige wijze informatie delen en virtueel vergaderen en communiceren.

KPN ziet voordelen in het gebruik van Projectplace als collaborative tool in een outsourcings project. “In dergelijke trajecten lopen er gelijktijdig verschillende typen projecten, vaak met onderlinge afhankelijkheden in deliverables en resourcing. De besturing en projectleiding is erg complex door het grote aantal projecten en het aantal partijen dat daarbij is betrokken. Zonder een gestructureerde projectorganisatie en een eenduidig communicatie-tool is het niet eenvoudig om overzicht en inzicht aan te brengen en te behouden in al deze projecten. Transitie-, transformatie-, optimalisatie- en change-projecten lopen per domein gefaseerd door elkaar heen.”

KPN past Prince2 toe als projectmethodiek en Projectplace als de tool voor communicatie en documentatie. Samen leggen zij de basis voor de structurering van de complexe projectomgeving. Alleen door Prince2 en Projectplace te adopteren en het gebruik te stimuleren tot op managentniveau zijn doelstellingen als tijdbesparing en betere projectbeheersing te halen. De Prince 2 projectmanagement-methodiek is standaard opgenomen in Projectplace, waardoor de methodiek en de bijbehorende informatie geborgd zijn in dat collaboratietool.

Essentiële zaken als planningen, beslissingen, issuemanagement, risicomanagement en status moeten worden vastgelegd en voor alle betrokkenen en belanghebbenden beschikbaar zijn. “Normaal wordt dat bereikt met een grote hoeveelheid documenten, mailverkeer en opslag van gegevens op verschillende locaties, zelden in complete vorm,” zegt Peter Broumels. “Met alle risico van fouten in het versiebeheer van documenten of het verlies van informatiedragers als CD-ROM’s en USB-sticks. Projectplace is een tool die eenduidig en 24×7 de informatie opslaat.”

“Dat gebeurt in een beveiligde omgeving, waarin de informatie veilig en in de juiste versie voor de geauthoriseerde deelnemers ter beschikking staat. Plannen zijn altijd actueel en online, documenten worden gemanaged door versiebeheer, reviews en goedkeuring. Status en voortgangsrapportages op kwaliteit, geld en doorlooptijd zijn actueel en online beschikbaar. Natuurlijk is er een groot aantal rapportagefuncties beschikbaar, maar noodzakelijk is dat eigenlijk niet. Het maakt de overgang van papieren rapporten en afzonderlijke verslagen naar de nieuwe digitale werkwijze wat makkelijker. En informatie gaat niet verloren bij het vertrek van een projectdeelnemer.”

Projectplace maakt een verschuiving mogelijk van de fysieke werkplek naar een virtuele. De online projectorganisatie maakt het mogelijk veel flexibeler te werken. Broumels: “Deelnemers hebben geen vaste werkplek meer nodig en kunnen de files mijden. Omdat informatie op alle dagen en uren beschikbaar is ontstaat er een betere balans tussen werk en privé. Dat sluit veel beter aan op de persoonlijke behoeften van de medewerkers. Jongere medewerkers zijn privé en zakelijk al veel langer actief met informatieuitwisseling via zo’n Hyves-achtige werkwijze.”
De standaardwerkwijze moet op de kop, zegt Broumels. “We communiceren en informeren tegenwoordig op een heel andere manier. Onafhankelijk van tijd en plaats en met informatie in kleine brokken, waarvan de medewerker zelf de volgorde en prioriteit bepaalt. We gaan van een op papier georiënteerde manier van publiceren toe naar een schermgeoriënteerde manier van denken en communiceren. Beeld, geluid en video nemen op den duur de rol van papier over.”

Bij de traditionele projectorganisatie lopen de mailboxen van de medewerkers veel te vol; het managen van de mail is al bijna een dagtaak. “In Projectplace heb je de keuze of je al dan niet nog een mail stuurt. Verder nodig je een medewerker uit deel te nemen in een groep, waar men documenten deelt en reviewt. Overzichtelijke dagrapporten of weekrapporten worden per mail op verzoek verstuurd.”
De tool zorgt daarnaast voor agendavoorstellen en biedt de mogelijkheid om on-line te vergaderen. Broumels: “We hebben echter nog veel geplande fysieke samenkomsten. Met name in de creatieve delen van een project is menselijke interactie onontbeerlijk. Projectplace is een ondersteunende tool en bijzonder effectief wanneer men beschikt over de competentie projecten te managen en besturen.”
“Er zal veel in de werkwijze van een projectteam veranderen vergeleken met de klassieke aanpak die vooral vertrouwt op papier. Of het een stijle leercurve is met Projectplace? Dat verschilt per individu; het heeft in ieder geval niets te maken met leeftijd en functie.Wel met competentie en met ambitie. En of men bereid is de eigen tradionele werkwijze te verlaten. Dat geschiedt op het moment dat de voordelen voor de individu zichtbaar worden en daar is tijd voor nodig.”

“Een basisopleiding Projectplace is te doen in drie uur. Grote vraag is vervolgens: nemen mensen daarna de tijd om de functionaliteiten te leren gebruiken en die toe te passen op hun eigen werkzaamheden? Op zeker moment begint het te leven bij de mensen en zijn ze van start. Wat is er makelijker voor een medewerker dan een to-do-list van al zijn activiteiten over alle projecten? De werkwijze wordt tijdens de duur van het project geupdate. De rest kunnen we online doen met e-learning door filmpjes en webcam-sessies.”

Ingrid von Burg is sinds een jaar werkzaam bij de Raad voor Rechtsbijstand als projectsecretaris Rechtwijzer. In deze rol initieert en coördineert zij vrijwel alle activiteiten die te maken hebben met de afronding van de actualisatie van het Echtscheidings- en Ouderschapsplan en maakt zij een start met de grootscheepse verbouwing van de Rechtwijzer die de komende twee jaar haar agenda bepaalt.

“Voordat ik bij de Raad voor Rechtsbijstand aan het werk ging, hield ik me op een ander vlak bezig met beleid. In die functie heb ik nooit te maken gehad met Het Nieuwe Werken, laat staan dat ik er van had gehoord. Gek genoeg is de Raad voor Rechtsbijstand nu ook niet één, twee, drie een organisatie die je onmiddellijk associeert met Het Nieuwe Werken, maar toch wordt ook hier – weliswaar bescheiden – op een een dergelijke manier gewerkt. Het wordt eigenlijk alleen maar niet zo benoemd.”

“Het project waar de komende tijd veel van mijn tijd en aandacht naar uitgaat, is de totale verbouwing van de Rechtwijzer. Op dit moment is de Rechtwijzer een online hulpmiddel voor iedereen die hulp nodig heeft bij het vinden van de juiste juridische bijstand, een soort TomTom in het recht. De toepassing leidt aan de hand van vraag en antwoord naar een advies over welke deskundige je het best kunt inschakelen om je juridische vraag te beantwoorden of probleem op te lossen. In de toekomst willen we met dit hulpmiddel veel meer toewerken naar zelfredzaamheid. De bezoeker zal in dat geval door het beantwoorden van vragen vertrouwd worden gemaakt met een traject dat hij of zij zelf kan afleggen via hoofdkantoren van bedrijven, brancheverenigingen, adviesloketten, et cetera voordat er kosten gemaakt worden voor een jurist.”

“Het mag duidelijk zijn, een dergelijke verbouwing is een complex samenspel van vele partijen, vooral externe partijen. De verhouding intern vs extern is in dit geval 20 – 80. Daarbij hebben we voornamelijk te maken met medewerkers van de Universiteit van Tilburg, vele experts uit de rechterlijke macht en advocatuur en diverse adviesorganisaties die nadrukkelijk betrokken zijn bij de communicatieve en juridische infrastructuur van de Rechtwijzer. Maar uiteindelijk worden ook individuele burgers een partij in het project, omdat we hen nodig hebben om de nieuwe rechtwijzer te testen.”

“Wat is daar dan zo Nieuw Werken aan? Het simpele feit dat 80 procent van de betrokkenen buiten de eigen organisatie opereert maar wel 100% actueel op de hoogte moet en wil zijn om een goed resultaat af te leveren, betekent dat we alle middelen volledig locatie ongebonden bereikbaar moeten maken en actueel moeten houden. Bij mijn aanstelling ben ik na een korte inventarisatie daarom al snel op zoek gegaan naar een leverancier die snel en kostenefficiënt kon voorzien in software die het samenwerken van mensen van verschillende instanties ondersteunt, alsmede versiebeheer en planningen enzovoorts.”

“Binnen de Raad van Rechtsbijstand wordt zoveel mogelijk gewerkt conform Prince II. Voor de dagelijkse aansturing werd gebruikt gemaakt van de bekende Office-producten en de telefoon. Bij de keuze voor een toepassing om documenten centraal te bewaren en benaderbaar te maken voor alle mensen die betrokken zijn bij het project en een strak up-to-date versiebeheer te garanderen, is een probleemloze samenwerking met deze systemen van groot belang. Projectplace kwam daarbij als meest interessante optie naar voren, vooral omdat de prijs erg gunstig uitviel. Hoewel Projectplace heel goed werkt, geef ik heel eerlijk toch liever de voorkeur aan maatwerk oplossingen. Maar die zijn simpelweg niet te betalen. Het belangrijkst voor mij is, dat ik zaken beter kan monitoren. Mijn eigen bescheiden probleempje daarbij is dat ik soms toch ook te maken heb met mensen die zich niet eenvoudig laten verleiden om zich te verdiepen in de manier waarop Projectplace werkt. Maar: mijn eigen tutorial, een kort stappenplan, helpt fantastisch.”

“Onze afdeling doet het project management voor de realisatie van infrastructurele projecten, riolering, wegen, groenvoorziening, bruggen, et cetera. Bij civiele bouwprojecten doorlopen we vaak standaard fasen van voorontwerp, definitief ontwerp, bestek, aanbesteding, uitvoering en nazorg.
Grote projecten worden verder uitgediept voor de planning in verband met vergunningen: intern, bij derden buiten de gemeente of relaties met andere projecten in de omgeving. Betrokken partijen zijn onze eigen werkvoorbereiding, interne afdelingen en externen zoals ingenieurs bureaus.”

“Om die reden is digitaal werken en flexwerken op onze afdeling de normaalste zaak van de wereld. We werken bij realisatie projecten met verschillende documenten en document systemen zoals autocad van, een bestek administratie systeem, acrobat en office. Daarnaast hebben we te maken met een groot aantal interne en externe partijen. Om alle communicatiestromen actueel en accuraat te houden, zoeken we naar digitale oplossingen. De toepassing van Projectplace is daar een mooi voorbeeld van. Voorwaarde is wel dat dit soort oplossingen compatible zijn met Sharepoint, het standaard pakket voor de hele gemeente.”

“In het verleden kenden we binnen deze werkstructuur een aantal knelpunten: het probleemloos delen van documenten, het tijdig delen van informatie en actueel beheer van documenten. De belangrijkste bottleneck zat echter in de verwerking van ‘toets commentaar’ op ontwerpen: een groot aantal interne afdelingen en mensen moet vanuit hun discipline een mening geven over een ontwerp voorstel: milieu, stedenbouw, beheer, sociale veiligheid, dienst uitvoering binnen de gemeente, om maar eens wat noemen. En dat kost veel tijd. Werken met Projectplace, volgens de gedachte van Het Nieuwe Werken, maakt het project waarmee we nu bezig zijn voor iedereen 24/7 eenvoudig benaderbaar. Dat scheelt dus heel veel tijd en daarmee ook geld. Een voorbeeldje: het project ‘De Buiging’ loopt nu 3 maanden en we hebben nu al zo’n 175 issues – documenten en technische vragen – ter beoordeling aangeboden gehad van de aannemer. Het Ingenieursbureau zit in Heerenveen, dus alles per post doen wordt een ramp. Dat zou namelijk op een periode van een half jaar, alleen al door het versturen, wel eens een vertraging kunnen opleveren van 6 tot 8 weken. En ook als het via e-mail zou gaan, zou het moeilijker te volgen zijn welke stappen er genomen werden in de tijd. Maar daar hebben we nu dus geen last van.”

De Pater noemt Projectplace “het meest praktische systeem” dat hij kent. Paradoxaal genoeg noemt hij als grote voordeel “dat je er niet alles mee kunt doen. Het is ‘lean and mean’ en daardoor snel te introduceren en te begrijpen. Met een beetje kennis van computers en van Microsoft Office kun je snel met de software aan de gang.” Dat bleek ook bij het opzetten van het ‘virtuele projectbureau’ van Enecogen. “De opzet is heel simpel: Eneco is de systeembeheerder die de rechten uitdeelt. De verschillende groepen in het project (commercieel of technisch) krijgen toegangsrechten tot voor hen relevante documenten en worden via activiteitenmails op de hoogte gehouden van nieuwe documenten of nieuwe versies van bestaande documenten.”

“Veel projectbureau’s communiceren via mail met attachments als Worddocumenten, PDF’s of Excel spreadsheets. Naast overstromende mailboxen kleeft er nog een ander nadeel van die werkwijze: alle documenten zijn ‘open’ en dus eenvoudig te wijzigen. Bovendien ligt de historie van het project op die manier niet eenduidig vast: het opschonen van de mailbox van een vertrekkend projectlid slaat er een gat in. Nu zijn op een centrale plaats alle documenten te vinden in de juiste versie, en zonder lang zoeken. Partners geven ons en andere bedrijven liever geen toegang tot hun eigen netwerk, dat zorgt voor risico’s. De meeste van onze partners vinden Projectplace prima, vooral omdat het zo simpel is.

Enecogen in Europoort is niet het eerste Eneco-project dat met behulp van Projectplace is ontwikkeld. Het Prinses Amaliawindpark had de primeur. Het in juni 2008 officieel geopende park van 60 windturbines, een gezamenlijk project van Eneco en Econcern, ligt op 23 km uit de kust voor IJmuiden in blok Q7 van het Nederlands continentaal plat. Met een vermogen van 120 megawatt genereert het windpark elektriciteit voor 125.000 huishoudens. De windenergie spaart jaarlijks de uitstoot uit van 225.000 ton CO2.

Er is naast Europoort nog een locatie waar Eneco New Energy actief is. Projectplace wordt ook intensief gebruikt bij de ontwikkeling van Eneco Gasspeicher, een gasopslagproject in zoutlagen in Epe net over de grens bij Enschede. Bij dit project is Henk de Pater als projectengineer nauw betrokken. Ook over Eneco Gasspeicher zal Eneco binnen afzienbare tijd een investeringsbeslissing nemen.

“Projectplace is heel geschikt voor ontwikkelprojecten die een beperkte structuur nodig hebben. Bijvoorbeeld voor het delen van documenten en data intern en met partners. Issue-beheer is een groot pluspunt van Projectplace. Wij gebruiken de issuelijst als de leidraad van onze ontwikkelprojecten, als checklist van de stand van zaken. Ik zou echt niet meer zonder willen.”

In de loop der jaren hebben we diepgaand inzicht verkregen in de manier waarop mensen projecten en methodologiën aanpakken om tot de beste resultaten te komen. De sleutel tot succes is transparantie, met andere woorden dat alle projectleden toegang hebben tot zoveel mogelijk projectinformatie.

Daarom lanceren wij op 20 april de bètaversie van onze nieuwe Sociale Projectoverzicht met een “projectmuur”. Zo kunnen projectleden op een zelfde manier interactief communiceren zoals bij Facebook. Op deze projectmuur kunnen de leden naast communiceren ook documenten, foto’s en video’s delen en op elkaars berichten reageren. En zodra iemand betrokken raakt in een discussie, ontvangt deze persoon notificaties via de mail om de discussie te blijven volgen.

Communicatie is het hart van elk project

Hoe visueler een project wordt, hoe eenvoudiger het is om te communiceren en consensus te bereiken over zaken als doelen, besluiten, status en eventuele vereiste veranderingen. Bovendien, heldere en open communicatielijnen tussen alle leden resulteert in een hogere mate van betrokkenheid en creativiteit.

Eerst zien dan geloven

In de bètaversie van het nieuwe Sociale Projectoverzicht kan iedereen belangrijke elementen uit het project visualiseren en er vrij over discussiëren. Het overzicht omvat een beschrijving van de projectdoelen, een tijdslijn inclusief beslispunten, klikbare foto’s van alle teamleden en een samenvatting van wat er gedaan moet worden. De rechterkant van het scherm is gewijd aan de projectmuur.

Beïnvloed de definitieve versie – probeer het uit

Wij hopen dat u de gelegenheid neemt de bètaversie te testen. En, zoals voorheen, zijn het uw opmerkingen die leiden tot de update naar de finale versie. We onderzoeken nu al coole functies om toe te voegen; de mogelijkheid om films te posten en verschillende zoekfuncties.

Voor ons is het een ideale digitale werkplek om informatie vanuit verschillende locaties te verzamelen, bewerken, doorgeven en ook te archiveren. En dat kan ook mobiel. Projectplace is binnen een kwartier ingericht, zonder tussenkomst van een systeembeheerder. Bovendien is het een werkplek die los staat van onze website. Daarmee hebben we de zekerheid dat derden geen toegang hebben tot bedrijfskritische informatie. Met Projectplace kunnen we gelijktijdig aan documenten werken terwijl de historie van het werkproces niet verloren gaat. Het is dus ook een efficiënt archiefsysteem. Dat is belangrijk omdat het maken van een offerte vaak maanden duurt. Soms stellen bedrijven ons een vraag die we al eerder hebben beantwoord. Handig zijn de rode vlaggetjes die aangeven in welke documenten veranderingen zijn doorgevoerd.

Ik kan zien wie een bepaald document niet heeft gelezen. Daar kan ik ze op wijzen. En ik kan nieuwsberichten door geven die deelnemers bij het openen van Projectplace op hun scherm zien. Ook kan iedereen zien welke mijlpalen er in het project behaald moeten worden. Iedereen weet daardoor wat de eerst volgende
deadline is.

Galjaard is met zijn team Projectplace gaan gebruiken voor het project A4/A9, waarbij onder meer enkele viaducten en tunnels opgeknapt moesten worden. “Het projectteam zat verspreid over verschillende locaties en dat maakte het uitwisselen van documenten vrij problematisch,” zegt Galjaard. “Er gingen veel grote bestanden rond en het was een kwestie van tijd voordat dit tot fouten zou leiden.” Galjaard had van collega’s bij Volker Wessels gehoord over Projectplace. Hij stelde daarom op een gegeven moment voor om hiermee te gaan werken. “In eerste instantie stond het projectteam daar argwanend tegenover, maar we zijn het gaan gebruiken en gaandeweg kwam het besef dat we een goede stap hadden gezet.”

Oplossingen

Projectplace is een webservice die oplossingen biedt voor communicatie en samenwerking bij projecten. Via Projectplace kunnen medewerkers eenvoudig documenten delen, nieuwe ontwikkelingen volgen, projectinformatie updaten en de voortgang van een project bekijken. Via een internetverbinding kan iedereen op elk locatie op elk moment bij de informatie.

Voor het projectteam van Hans Galjaard leidde het werken met Projectplace tot directere communicatie en tot minder ergernis. “De bestanden die rondgaan bevatten vaak veel tekeningen en zijn nogal lijvig. Een document telt snel enkele honderden kantjes. Voordat we Projectplace gebruikten was er veel e-mailverkeer en hadden we uitpuilende mailboxen. Die ergernis is er niet meer sinds we met Projectplace werken.” Ook vindt Galjaard het handig dat Projectplace de mogelijkheid biedt om documenten te toetsen. “Het is een groot voordeel dat mensen op een voor hen geschikt moment aan het document kunnen werken. Als je het per e-mail verstuurt, moeten ze op elkaar wachten,” zegt hij. “Nu zet ik een document op Projectplace en meld via een tool direct aan de betreffende personen dat de documenten getoetst kunnen worden. Het maakt niet uit wie die toetsing het eerst doet, want degene die aan het document werkt, kan het blokkeren voor anderen. Nadat het voorzien van commentaar weer op Projectplace is gezet, kan iemand anders eraan werken.” Elke keer als een document gewijzigd is, komt er automatisch een nieuw versienummer op te staan. “Dat voorkomt dat medewerkers werken met onjuiste documenten. Via Projectplace kunnen ze altijd verifiëren of ze de laatste versie hebben,” aldus Galjaard.

Veilige omgeving

Over de veiligheid van de gegevens op Projectplace maakt Galjaard zich geen zorgen. Alle informatie die klanten op Projectplace zetten, loopt via een beveiligde verbinding en wordt weggeschreven bij drie verschillende datacentra. Mocht een server crashen en alle data verdwijnen, dan staat het nog op twee andere servers. “We hebben veel vertrouwen in Projectplace. We weten dat het een veilige omgeving is,” aldus Galjaard.

Documentopslag

Galjaard vindt tevens dat Projectplace helpt om documenten effectiever op te slaan: “Voorheen had ik altijd een behoorlijke papieren file in de kast staan, maar nu niet meer. Het scheelt toch gauw een plank of vier à vijf in de kast bij een project als de A4/A9.” Hiernaast is de toegankelijkheid van de documenten voor Galjaard een belangrijk voordeel van Projectplace. Wanneer Galjaard lijvige documenten van zijn computer thuis nodig heeft op zijn werk, zet hij ze op Projectplace en haalt ze er op zijn werk weer af. Datzelfde doet hij als hij elders een presentatie moet geven. “Een USB-stick blijkt het soms te begeven en via Projectplace heb je dan een betrouwbare back-up.”